आज के Data-Driven और Compliance-Focused वित्तीय दुनिया में, Research Analyst (RA) या Research Entity (RE) के लिए अपने कार्यों का उचित documentation और preservation अत्यंत आवश्यक है।
SEBI (Securities and Exchange Board of India) ने यह स्पष्ट रूप से निर्धारित किया है कि अनुसंधान विश्लेषकों को किन-किन records को बनाए रखना होगा, किस प्रकार और कितने समय तक।
चलिए इसे step-by-step detail में समझते हैं:
🧾 (1) कौन-कौन से Records Maintain करने जरूरी हैं?
SEBI के मुताबिक, एक Research Analyst या Research Entity को निम्नलिखित प्रमुख दस्तावेजों (documents) का रिकॉर्ड रखना होगा:
✅ i. Signed and Dated Research Report
हर एक research report पर proper signature और date होनी चाहिए।
यह दर्शाता है कि रिपोर्ट वास्तव में RA द्वारा तैयार की गई है।
यह accountability establish करता है।
✅ ii. Record of Research Recommendation
जिस भी security या subject company पर recommendation दी गई है, उसका written रिकॉर्ड अनिवार्य है।
Ex: “BUY, HOLD या SELL” का recommendation और उसका basis।
✅ iii. Rationale for Recommendation
केवल recommendation देना ही पर्याप्त नहीं, बल्कि उसे support करने वाला logic और data भी documented होना चाहिए।
कौन से financial ratios देखे गए?
कौन से valuation models प्रयोग में लाए गए?
✅ iv. Record of Public Appearance
यदि RA ने किसी TV interview, webinar, seminar या YouTube video में कोई view express किया है, तो उसका भी रिकॉर्ड रखना होगा।
इसका उद्देश्य transparency और trackability को बढ़ावा देना है।
💾 (2) Form और Time Duration
📂 Physical या Electronic — दोनों स्वीकार्य हैं:
आप चाहे तो इन सभी records को physical files या electronic format (PDF, Excel, Word etc.) में रख सकते हैं।
🕔 Minimum Period: 5 साल
सभी records को minimum 5 वर्षों तक सुरक्षित रखना अनिवार्य है।
यदि कोई regulatory investigation चल रही हो, तो records को उसकी समाप्ति तक रखना होगा।
🔏 यदि Electronic में है तो — Digital Signature जरूरी
जहां भी digitally signed documents की आवश्यकता हो:
RA को सुनिश्चित करना होगा कि documents पर valid digital signature लगा हो।
इससे authenticity सुनिश्चित होती है।
🧮 (3) Annual Compliance Audit – Professionally Verified
“Compliance is not a one-time checkbox. It is a continuous process.”
✅ RA/RE को प्रत्येक वर्ष एक Annual Compliance Audit कराना अनिवार्य है:
यह audit कोई भी qualified member कर सकता है जो:
The Institute of Chartered Accountants of India (ICAI)
या The Institute of Company Secretaries of India (ICSI)
का सदस्य हो।
📋 Audit Report में क्या होना चाहिए?
Whether all required records are maintained
Whether digital signatures are in place
Whether SEBI guidelines fully complied with
Any gaps or lapses observed
📚 Quick Summary Table: Records Maintenance Guidelines
| Record Type | Format | Retention Period | Signature Requirement |
|---|---|---|---|
Research Reports | Physical/Digital | 5 Years | Signed & Dated |
Recommendations | Digital/Physical | 5 Years | Mandatory |
Rationale | Any | 5 Years | Proper documentation |
Public Appearances | Audio/Video log or transcript | 5 Years | Timestamped |
Digital Documents | Digital | 5 Years | Digital Signature |
Compliance Audit | Annual | Every Year | ICAI/ICSI Member |
✅ Final Thoughts: Records Maintenance = Professionalism + Protection
Records का सही रख-रखाव एक Research Analyst की professionalism को दर्शाता है।
यह न केवल SEBI compliance सुनिश्चित करता है, बल्कि किसी dispute या audit के समय आपको कानूनी सुरक्षा भी प्रदान करता है।
“Your reports may expire in market relevance, but your records must live for 5 years.”
📌 Bonus: Tools & Templates
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Annual Compliance Checklist
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